Jak uspořádat tiskovou konferenci

U příležitosti jednoho malého projektu jsme uspořádali tiskovou konferenci. Zmiňoval to už i Kryštof. Ačkoliv šlo o nekomerční a nepříliš známou akci, nakonec se podařilo nemožné a přišla i televize a dvě významné mediální agentury. Z této zkušenosti vznikla malá kuchařka, jak na tiskovou konferenci.

Jak oslovit média (novináře, televizi)?

Mějte vlastní seznam emailů na média

Vytvořte si databázi emailů na všechna myslitelná i nemyslitelná média, která by mohla Vaše akce zajímat. Seznamy médií najdete na Média projekt, ABC monitor tisku a internetová média sleduje NetMonitor.

Na telefonování médiím se vybodněte

NovinyNesnažte se médiím telefonovat, je to zbytečné. Tedy pokud máte dost času a chcete být opravdu precizní a nic nezanedbat, tak jim volejte, ale moje zkušenost je taková, že na nějaké telefony nejsou zvědaví a stejně Vám řeknou, ať jim pošlete informace mailem. Novináři maily čtou, takže stačí ten mail. Pokud nebudou mít chuť přečíst ten mail, nebudou mít nejspíš chuť ani na ten telefon. Efektivnější mi připadá sehnat si maximální možné množství emailů a pozvánku pak rozeslat.

Na co je ale dobré telefonování: zjistíte, na který konkrétně mail máte zprávu zaslat. Je lepší poslat zprávu přímo panu Vopičkovi, který má na starosti Váš obor, než psát na obecný mail, který dost možná nikdo nečte. Pokud chcete vše pojmout velmi profesionálně a maximalizovat účinek, po rozeslání zprávy za pár dní novinářům volejte, jestli zprávu dostali, zda nemají nějaké dotazy a podobně. Je to dost únavné, ale nějaký efekt to má.

Mediální agentury

Pozvánku na tiskovou konferenci dostaňte do mediálních agentur, novináři zprávy od nich čtou. Tiskovou konferenci dostaňte také do jejich kalendáře akcí. Podstatné mediální agentury jsou v Čechách tři: ČTK, Korzo a Mediafax.

Kdy rozeslat pozvánku na tiskovou konferenci?

Týden před tiskovou konferencí. Nemá smysl posílat jí dříve, novináře zajímá jen aktuální dění. Pokud Vám nevadí být trochu vlezlí, rozešlete pozvánku ještě jednou den-dva před konferencí. Připravte se na pár naštvaných odpovědí a neberte to osobně.

Jak má pozvánka na tiskovou konferenci vypadat?

Pozvánka by měla být sama o sobě velmi poutavá tisková zpráva, to je velmi důležité. O tom, jak psát poutavé tiskové zprávy, tento článek není. Pokud to neumíte, obraťte se na profesionály, kteří umí tiskové zprávy psát. Nezapomeňte do tiskové zprávy napsat pozvání na konferenci a kontaktní údaje. Mělo by tam být naprosto vše, co novinář potřebuje, málo z nich se bude shánět dál po informacích a pokud v tiskové zprávě nebudou všechny informace, radši nepřijdou, než by si něco sháněli.

Mějte webové stránky se všemi informacemi

Novináři dostanou pozvánku a někteří z nich (a věřte, že jen zlomek z nich, máme otestováno) si otevřou Vaší webovou stránku. Ti, kteří najdou tiskovou konferenci v kalendáři mediální agentury, nebudou vědět nic a kouknou se také na web. Určitě se vyplatí i pro těch pár lidí mít web, kde najdou potřebné informace. Web nemusí být nějaký super-extra krásný, ale alespoň přehledný, se všemi důležitými informacemi, s tiskovými zprávami, fotografiemi v tiskové kvalitě ke stažení a kontakty.

Jak uspořádat samotnou tiskovou konferenci?

Kdy pořádat tiskovou konferenci?

Nemáme zkušenosti s různými termíny, ale po poradě s různými zdroji a i vlastní selské úvaze jsme zvolili čtvrtek dopoledne. Vzhledem k účasti to asi byla dobrá volba. Úterý a středa by nicméně asi posloužily stejně dobře, dost možná i pondělí. Nejméně vhodný je pátek. Každopádně tisková konference musí být dopoledne.

Pokud tiskovou konferenci pořádáte k nějaké akci a má to být zároveň pozvánka, nejlepší je uspořádat ji cca 14 dní před samotnou akcí.

Dejte pozor, jestli se Vaše tisková konference nekříží s nějakou velkou událostí (volby, přiletí americký prezident apod.), to by Vám účast novinářů zcela zhatilo.

Organizace na tiskové konferenci

U vchodu mějte 2 hostesky – ať jim novináři dají vizitku nebo se zapíšou do prezenční listiny. Kontakty jsou velmi cenné! Až zahájíte řeč, nechte hostesky stát někde poblíž vás nebo za vámi, vypadá to hezky.

Bylo by dobré mít reklamní plachtu, která bude celou dobu za vámi. Pokud Vás budou fotit, dbejte na to, ať je za Vámi Vaše reklamní plachta. Na fotkách pak bude logo firmy nebo nejlépe obrovský nápis „název nového produktu“ nebo podobně.

S občerstvením to není nutné nějak přehánět, záleží na charakteru akce. Pro neziskovou akci bohatě stačí cca 2 chlebíčky na novináře nebo nějaké studené mísy a pečivo, džbány s pitím (džus a voda) a možnost kávy. Umím si představit, že firemní konference bude o hodně bohatší a určitě to neuškodí, naopak. Pokud šetříte jako my, uvedené hodnoty jsou nutné minimum. Nenechte novináře žíznit a hladovět.

Na Vašem stolečku vystavte dobře čitelné štítky se jmény a funkcemi všech prezentujících. Vyhnete se tak dotazům „jak se to jméno přesně píše?“

Kde uspořádat tiskovou konferenci?

Pokud jde o Prahu, tak nejlépe někde v centru, u Václavského náměstí. Případně je dobrý Anděl, protože je tam hodně redakcí. Určitě u metra a někde ve středu Prahy. U menších měst bude dobré volit dobře dostupné místo, tj. také centrum města.

Co říkat na tiskové konferenci?

Obsah je král. Pokud uspořádáte tiskovou konferenci, kde nic zajímavého neřeknete, novináři se naštvou a příště už nepřijdou, případně o Vás nebudou psát hezky. Mějte zajímavý obsah z hlediska novin. Noviny zajímají čísla, zajímají je procenta. Pak je také zajímají osobní příběhy. Pomohl Váš produkt 80% uživatelů? Nebojte se to říct a dva z uživatelů přiveďte sebou. Přiveďte si odborného garanta, který vše potvrdí a uvede zajímavá čísla z výzkumů. Dejte si s vypracováním zajímavého obsahu práci, na místě nebude na nic čas a díky nervozitě ještě milion věcí zapomenete.

Připravte si předem tiskovou zprávu, kde prezentovaný obsah shrnete. Tuto zprávu novinářům předejte před Vaším skvělým projevem, hned u vchodu. Ať se můžou případně ptát na doplňkové dotazy ke zprávě. Na zprávu uveďte kontaktní údaje.

Po svém proslovu dejte čas na dotazy a odpovědi. Tuto část by měl někdo řídit, ať dostanou slovo všichni rovnoměrně a nezůstane u debaty s jedním zvídavým novinářem.

Nakonec následuje občerstvení a individuální rozhovory. Nenechte se pobláznit a každý rozhovor dělejte pečlivě. Zvlášť důležité jsou rozhovory pro tiskové agentury a velká média. Zprávy z tiskových agentur přebírají jiná média a pokud bude rozhovor zajímavý, vyjde o Vás hodně článků takto zprostředkovaně.

Hodně štěstí! 🙂

Příspěvek byl publikován v rubrice Jak prezentovat se štítky , , , , . Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.
Page not found

Error 404

We’re sorry to inform you but the page you’re looking for no longer exists. It was a good page. Maybe even a great page. It was probably eaten by a troll. It will be missed.